Les entreprises sont soumises à des normes spécifiques en ce qui concerne leurs comptes annuels. Elles sont, pour des raisons de transparence, contraintes de les faire approuver par leurs associés et demander l’affection du résultat. Très importante pour le bon fonctionnement de la société, ce sont des étapes que vous devez impérativement respecter, au risque d’être en infraction avec la loi.
Quelle est la différence entre l’approbation et le dépôt des comptes annuels ?
L’approbation des comptes annuels est une formalité juridique inhérente à la vie d’une entreprise. Le dépôt de compte, quant à lui, est une démarche à travers laquelle vous devez déposer des documents auprès du greffe du tribunal de commerce. C’est une façon de matérialiser l’approbation des comptes.
Il est possible de réaliser le dépôt des comptes annuels sur des plateformes spécialisées en ligne, avec l’aide de juristes experts qui suivront votre dossier. Contrairement à ce que vous pouvez penser, les deux formalités se complètent et se suivent.
Comment se déroulent l’approbation et le dépôt des comptes annuels ?
L’approbation et le dépôt des comptes annuels se font en plusieurs étapes.
Convoquez une AG (assemblée générale)
Pour l’approbation et le dépôt des comptes annuels, une assemblée générale doit être convoquée. Le délai et le mode de cette dernière dépendent des règles prévues dans les statuts. Toutefois, les participants à cette AG doivent recevoir leur convocation par un courrier recommandé ou en main propre. L’entreprise doit envoyer la lettre 15 jours avant la date de l’assemblée générale.
Il est aussi recommandé de joindre les comptes annuels, le texte des résolutions, le rapport de gestion à la convocation. Ajoutez également le rapport du commissaire aux comptes si possible.
Comment se déroule l’AG ?
L’assemblée générale doit se dérouler chaque année dans les 6 mois qui suivent la clôture de l’exercice social. En pratique, les entreprises ont l’habitude de clôturer les comptes sociaux le 31 décembre. Si vous respectez cette logique, votre assemblée générale doit avoir lieu 6 mois plus tard soit le 30 juin.
Au cours de cette réunion, vos associés et vous échangerez sur l’administration de l’entreprise. Ensuite, ils vont approuver ou désapprouver les comptes de l’année écoulée que vous leur avez présentée. Ils procéderont également au vote de l’affectation du résultat, les distributions éventuelles de dividendes, etc.
La bonne tenue de cette assemblée générale vous permet, en tant que dirigeant, d’éviter les sanctions pour manquements à vos obligations et d’être en conformité avec la loi.
Rédigez les documents
Après l’approbation des comptes, vous devez rédiger les documents, afin de pouvoir faire le dépôt des comptes annuels au greffe du tribunal de commerce. Il faut établir le procès-verbal qui enregistre les décisions et les révolutions qui ont été votées lors de l’AG. C’est le seul document qui prouve que les comptes annuels ont reçu l’approbation des associés ou non.
En revanche, en tant que dirigeant, vous devez faire un rapport de gestion, un arrêté des comptes, une proposition d’affectation de résultat, une liste de présence et un rapport sur les événements de dernière minute.
Déposez les comptes annuels
Après avoir rédigé les documents, il faut procéder au dépôt des comptes annuels. Pour ce faire, vous devez avoir en votre possession le procès-verbal et les comptes sociaux annuels. Les documents doivent être déposés au plus tard un mois après l’AG auprès du greffe du tribunal de commerce. Si vous optez pour un dépôt en ligne, vous avez un délai maximum de deux mois.
En cas de non-respect de l’obligation de dépôt des comptes annuels, vous recevrez une amende de 1500 €. Celle-ci passera à 3000 € si vous récidivez.