Comment travailler efficacement lorsque l’on est constamment perturbés par des notifications, des e-mails, les réseaux sociaux, le bruit environnant, entre autres ?
En effet, l’organisation et la gestion du temps sont deux paramètres clés pour le succès d’une entreprise. Or, il n’est pas toujours évident de gérer son efficacité au quotidien. Des événements inattendus peuvent surgir et causer des retards sur le travail à rendre. Par ailleurs, il y a souvent les tâches prioritaires qui prennent le dessus sur les véritables objectifs de la journée. Ainsi, le travail s’accumule et n’avance bien évidemment pas, comme nous l’aurions souhaité.
Toutefois, rappelons-le, la réussite est enclenchée par la manière de gérer son temps, puisque cela influence aussi la productivité. Alors comment s’y prendre ? Voyons cela ensemble.
Zoom sur la gestion du temps
Avant de passer à la suite, nous allons quand même nous attarder quelques instants sur ce qu’est réellement la gestion du temps.
En réalité, cela comprend la manière qu’un individu a de gérer son travail dans le temps qui lui est imparti. En l’occurrence, ici, nous allons supposer que la journée de travail d’un Français dure en moyenne 8 heures. À ce titre, la règle, c’est de pouvoir caler les différents objectifs judicieusement et de les compléter jusqu’à la fin de la journée. Ainsi, une gestion du temps efficace permet d’optimiser son niveau de productivité et d’avoir plus de moments libres pour soi.
Comme vous l’aurez compris, l’organisation est primordiale ici.
Pourquoi faut-il mieux gérer son temps ?
En gérant votre temps de travail, cela vous permet de vous consacrer à certaines tâches délaissées parce que vous n’arrivez pas à tout intégrer dans votre planning.
Certes, l’objectif n’est pas de vous ajouter de la charge de travail, mais plutôt d’avancer sur certains sujets qui ont leur importance et que vous avez possiblement mis de côté. Ce qui vous fera gagner en productivité. De plus, vous serez en mesure d’instaurer des limites entre votre vie professionnelle et votre vie privée. Vous aurez une vision plus large sur l’étendue de votre travail et de ce que vous pourrez remettre à plus tard pour vous accorder du temps de repos. Enfin, vous serez moins stressé si vous devez gérer divers projets.
Or, le surmenage est néfaste pour votre santé mentale et physique.
Quelles sont les stratégies à adopter pour gérer son temps ?
Afin d’augmenter votre productivité au travail grâce à une meilleure gestion de votre temps, vous allez devoir travailler sur une bonne stratégie. C’est ce qui vous aidera à établir des limites de temps, à reprendre le contrôle sur votre journée et à mieux vous concentrer sur une tâche avant de passer à une autre.
1. La méthode du Timeboxing
Le Timeboxing est une méthode qui implique de gérer son travail par blocs de temps.
Dans ce contexte, supposons que vous êtes un copywriter et que vous devez atteindre des objectifs précis en termes de nombre de mots par jour pour compléter vos différents projets. De ce fait, pour être certain que vous serez capable d’atteindre les résultats attendus, il conviendra de diviser votre travail de sorte à pouvoir tout traiter dans un délai raisonnable pour vous. À titre d’exemple, vous pouvez vous fixer une limite de trois heures pour la rédaction d’un texte avant d’enchaîner par une pause et un autre article.
2. La technique du Time blocking
Le Time blocking est un peu similaire au Timeboxing, à l’exception qu’au lieu de vous baser sur une durée précise pour chaque tâche, vous allez consacrer des périodes de votre calendrier pour réaliser toutes vos tâches connexes.
C’est une manière plutôt efficace d’automatiser votre travail en décomposant votre semaine intelligemment. Pour cela, il est préférable de déterminer les choses prioritaires pour la journée et pour la semaine. Vous pourrez alors regrouper les tâches semblables (par exemple, les communications avec les collaborateurs ou avec le comptable, etc.) dans un bloc de temps. Pensez aussi à allouer une partie de votre calendrier à tout ce qui exige une haute concentration.
3. L’astuce Pomodoro
Cette méthode implique une fois de plus une notion de temps et cette fois-ci, vos tâches sont réparties dans un court laps de temps.
Puis, entre deux sessions de travail, vous devrez faire des pauses. L’objectif, c’est de vous inciter à faire des pauses (par exemple, de 5 minutes) pour laisser votre cerveau au repos quelques instants. D’ailleurs, c’est une source de motivation pour le cerveau qui aura bien intégré le fait qu’après sa concentration pendant la session de travail, il aura une pause. Ici, le minuteur est indispensable, puisque vous allez le régler sur 25 minutes afin de réaliser la tâche prévue. Après cela, une pause de 5 minutes vous permettra de faire quelques étirements, prendre l’air ou encore consulter vos e-mails. Une fois que vous aurez effectué cette opération à quatre reprises, vous pourrez vous accorder une longue pause de 20 à 30 minutes.
4. La loi de Pareto
La loi de Pareto est une technique efficace pour vous débarrasser des petites tâches le matin afin de poursuivre la journée avec les plus conséquentes.
Dans ce cas précis, vous devrez consacrer 20 % de votre temps pour réaliser 80 % de votre travail. Ainsi, vous disposez de 80 % de la journée pour faire les 20 % restants. Après, il faut tester. Ce ne sera peut-être pas une méthode appropriée pour tout le monde en fonction du type de métier que vous effectuez.
5. Eat the Frog
Enfin, pour terminer, la stratégie Eat the Frog est tout simplement le contraire de la loi de Pareto, puisqu’elle consiste à effectuer les tâches complexes en début de journée et à poursuivre avec les moins urgentes.
Ce qui la rend efficace, c’est qu’elle permet de mieux répartir vos activités et de vous libérer d’un travail stressant dès que vous démarrez votre journée. Ensuite, vous aurez un sentiment d’accomplissement dès le matin tout en étant plus serein par la suite. Vous aurez même plus de liberté pour hiérarchiser votre travail avec cette technique. Il vous faudra quand même déterminer vos priorités sur votre liste de choses à faire.